Préambule
La Force de l’amitié de Montréal (FAM) est un organisme (entreprise) sans but lucratif qui repose exclusivement sur l’apport de bénévoles.
FAM a à cœur le respect de la vie privée de toute personne concernée par les renseignements personnels (renseignements), c.-à-d., des renseignements non anonymisés, que FAM détient à son sujet. À cette fin, FAM s’est dotée de cette Politique de confidentialité (Politique). Par souci de transparence, cette Politique demeure accessible publiquement sur le site Internet de FAM (site Internet).
Les mesures de protection des renseignements sont présentées dans le document Bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels (Pratiques). Les Pratiques complètent cette Politique. Elles visent à réduire le risque d’utilisation ou de divulgation non autorisée des renseignements. Les Pratiques demeurent accessibles dans l’espace réservé aux membres du site Internet.
Il appartient à quiconque de FAM ayant accès à, ou traitant tout renseignement de respecter la présente Politique ainsi que les Pratiques.
Contexte
FAM est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 (Loi sur le privé). La présente Politique établit les paramètres gouvernant le respect par FAM des exigences de cette loi et, par conséquent, accordant une protection adéquate aux renseignements durant tout leur cycle de vie, de leur collecte à leur destruction (ou anonymisation). FAM assure ainsi le respect de la vie privée des personnes concernées.
La présente Politique est entrée en vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration (CA) de FAM le 26 octobre 2023. Elle s’appuie, entre autres, sur les recommandations émanant de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée réalisée en octobre 2023.
Rôles et responsabilités
Le CA approuve la Politique. Il désigne, parmi les administrateurs élus, le « responsable de la protection des renseignements personnels » (Responsable). Il prend acte des recommandations du Responsable. Il donne suite aux recours découlant des actions ou décisions du Responsable.
Le Responsable :
- conseille le CA sur cette Politique et son application.
- évalue les nature, sensibilité, finalités et risques résiduels de préjudices possibles, détermine et applique les mesures de protection nécessaires.
- établit les Pratiques en découlant pour encadrer la collecte et le traitement, c.-à-d., sauvegarde, accès, utilisation, communication et éventuellement archivage et destruction (ou anonymisation), des renseignements, et veille à ce qu’elles soient suivies.
- prend action sur tout incident de confidentialité, et en maintient un registre.
- reçoit et donne suite, dans un délai raisonnable, à toute question, demande ou plainte qui lui est adressée en lien avec la protection des renseignements, et fait rapport au CA.
L’identité du Responsable, et le moyen de le rejoindre, sont publiés sur le site Internet de FAM.
Renseignements
L’article 2 de la Loi sur le privé établit ce que constitue un renseignement. Afin de réaliser ses activités, FAM collecte et traite plusieurs renseignements, notamment sur chacun de ses membres.
Au moment de collecter tout renseignement, FAM obtient le consentement de la personne concernée, tout en l’informant que FAM collecte, conserve et traite sécuritairement seulement les renseignements jugés essentiels aux finalités indiquées, et l’informant aussi de ses droits d’accès, de rectification et de retrait de consentement à leur communication ou leur utilisation.
FAM :
- conserve les renseignements seulement pour la période de temps durant laquelle ils sont requis, selon un calendrier de conservation.
- détruit (ou anonymise) tout renseignement non requis, sans délai au terme de cette période.
- applique des mesures de protection efficaces pour préserver l’intégrité et la confidentialité des renseignements, jusqu’à leur destruction (ou anonymisation).
- permet avec diligence à la personne concernée de confirmer, rectifier, retirer et obtenir une copie des renseignements collectés la concernant.
Site internet de FAM
Le site Internet de FAM est pourvu d’une plateforme de consentement des témoins.
Recours
Tout recours (c.-à-d., question, demande, plainte) en lien avec la protection des renseignements doit être adressée au Responsable, idéalement par écrit. La personne qui s’estime lésée par une action ou décision du Responsable peut en appeler auprès du CA, ou de la Commission d’accès à l’information du Québec dans les cas prévus aux articles 42 et 45 de la Loi sur le privé.