Avant de vous dévoiler les assignations reçues de FFI pour 2025, j’aimerais vous « raconter » tout le défi que représente le processus d’assignations des accueils et des séjours. Pour préparer cet article, je me suis référée à un article intitulé « Interview with a Matchmaker » (dans l’espace membres) paru le 11 avril 2024 dans MyFF.
Imaginez ceci : en décembre 2023, des centaines de clubs ont envoyé leurs offres d’accueil pour 2025 à FFI. Celles-ci incluaient des données telles que le nombre d’accueils, la capacité d’accueil/d’hébergement et la disponibilité du club, c’est-à-dire les mois où le club peut accueillir. FAM a mentionné qu’il peut recevoir un accueil de 14 ambassadeurs en avril, mai, juin, septembre ou octobre.
Maintenant, vous rappelez-vous la consultation faite en janvier 2024 sur vos choix de destinations pour 2025? Eh bien, sachez que, tout comme des centaines de clubs, nous avons envoyé nos demandes de séjour à FFI au début de février (2024) en y ajoutant un nombre approximatif de membres qui participeraient, les mois disponibles pour voyager et notre ouverture à nous joindre à un autre club pour atteindre le nombre maximal d’ambassadeurs. FAM a demandé l’assignation de deux clubs en Australie ou au Japon pour 10 à 15 membres en avril, mai, juin, septembre, octobre ou novembre tout en mentionnant que nous accepterions de nous joindre à un autre club du Québec.
Kimberley Fraser, gestionnaire de la planification à FFI, a pris toutes les offres d’accueil et toutes les demandes de séjour pour assigner accueils et séjours aux clubs selon les données recueillies. Wow! Tout un travail! Elle devait tenir compte de plusieurs paramètres : préférence des destinations, capacité d’hébergement, disponibilité de chaque club, historique des clubs et même distribution régionale.
Regardons maintenant quelques situations hypothétiques.
Situation A : un pays, disons les États-Unis, possède plusieurs clubs qui peuvent accueillir sur plusieurs mois répartis dans l’année. Les demandes pour ce pays seront faciles à combler.
Situation B : un pays, disons l’Autriche, n’a qu’un club qui accepte de recevoir seulement durant une période de deux mois dans l’année. Plusieurs clubs veulent aller dans ce pays durant une année donnée. Oups! Le choix est difficile. C’est ici que la capacité d’hébergement du pays accueillant et la disponibilité du club requérant durant la période offerte entrent en ligne de compte.
Situation C : un « petit » club veut aller dans un pays où la capacité d’hébergement est élevée. L’ouverture du « petit » club à se joindre à un autre club pour atteindre le nombre maximal d’ambassadeurs serait donc considéré.
Situation D : deux clubs demandent d’aller dans un pays, disons l’Allemagne. L’un des deux y est allé il y a 5 ans et l’autre il y a 8 ans. C’est alors que l’historique des clubs entrerait en ligne de compte. Celui qui y est allé il y a plus longtemps serait favorisé. Notez qu’en ce qui concerne l’historique, les clubs avec un historique constant d’annulations – ce n’est pas notre cas – pourraient se retrouver moins prioritaires pour les destinations très demandées.
Maintenant que vous avez une petite idée du puzzle des assignations, voici celles que nous avons reçues :
FFI nous a assigné, ainsi qu’au club de Québec, l’accueil du club de Székesfehérvár en Hongrie et celui de la Virginie centrale des États-Unis en mai 2025. En ce qui concerne le séjour, on nous a assigné deux clubs de l’Australie en septembre 2025 : Greater Melbourne et Sydney. Notez que les dates exactes restent à déterminer. Pensez à inclure l’accueil à votre agenda ainsi que le séjour s’il vous intéresse. On vous en parlera encore dans les mois à venir.