Un guide des outils de communication pour notre FAM

Introduction

Comme nous avons plusieurs nouveaux membres, le temps est venu de faire la revue des différents outils que nous utilisons pour communiquer entre nous et avec le grand public. Nous voulons une communauté connectée et, avec la pléthore d’outils disponibles, choisir celui qui convient le mieux à nos besoins spécifiques peut s’avérer être un défi de taille.

Cet article explore les différents outils de communication que nous avons à notre disposition et vous guide à travers une sélection judicieuse. De la messagerie instantanée aux plateformes collaboratives, nous examinerons comment chaque outil peut contribuer à renforcer les liens au sein de notre club.

Le courriel

Le courrier électronique (courriel) est l’outil le plus utilisé par tous et n’a plus besoin de présentation. Tous les membres de FAM ont une adresse courriel et c’est le moyen de communication «officiel» utilisé par les administrateurs et les organisateurs de séjours et d’activités pour communiquer avec les membres ou certains groupes de membres (ex.: participants à un séjour, membres d’un comité d’accueil, membres d’un comité de travail, etc.).

Pour maximiser l’efficacité du courriel, nous vous référons à l’Office québécois de la langue française qui a une page sur les bonnes pratiques de rédaction des courriels. De plus, essayez de répondre aux courriels dans un délai raisonnable. Si une réponse prend du temps et que vous avez besoin d’y réfléchir, informez rapidement le destinataire de la situation. Évidemment, faites une utilisation appropriée des majuscules, évitez d’écrire tout en majuscules, car cela peut être interprété comme si vous criiez. Attention aux réponses à tous! Utilisez la fonction « Répondre à tous » avec parcimonie. N’inondez pas les boîtes de réception avec des réponses qui ne concernent pas tous les destinataires. Lors d’un envoi à un groupe, utilisez le champ « cci » pour y inclure toutes les adresses. Ceci évite que tous les destinataires voient les adresses courriel de chacun. Respectez la vie privée et attention aux renseignements personnels : même si vous écrivez à un destinataire que vous connaissez bien, votre courriel peut être ensuite transféré en intégralité et des informations se retrouver entre mauvaises mains.

Page Facebook de FAM

Facebook est l’une des plateformes de médias sociaux les plus largement utilisées dans le monde, avec un grand nombre d’utilisateurs actifs. C’est pour cette raison que nous avons créé une page Facebook de FAM qui est une fenêtre publique sur notre organisation et ses activités, une page que n’importe quel usager Facebook dans le monde peut visiter, notamment nos futurs membres potentiels. C’est l’endroit où nous (c.-à-d. les administrateurs autorisés) publions des mises à jour en temps réel sur nos événements, des photos capturant nos activités, et des annonces importantes. Cette plateforme nous offre également la possibilité d’interagir directement avec les membres, de recueillir leurs commentaires et de créer une communauté en ligne.

Bien entendu, il faut avoir son propre compte Facebook pour y accéder. Mais vous n’avez aucune obligation d’avoir des «amis Facebook», ni de publier quoi que ce soit sur votre fil d’actualité.

Et si vous avez votre propre compte Facebook et choisissez de vous abonner à la page Facebook de FAM, toute nouvelle publication sur la page Facebook de FAM sera partagée automatiquement sur votre propre fil d’actualités (de sorte que vous la voyez immédiatement), dans votre propre compte Facebook. Vous pourrez alors la commenter, ou même la partager sur votre fil d’actualités de sorte que vos «amis Facebook» puissent en prendre connaissance. Note : vous pouvez vous désabonner de la page Facebook de FAM en tout temps.

Vous n’avez pas votre propre compte Facebook? Voici comment en créer un:

Accédez au site Web : Rendez-vous sur le site officiel de Facebook à l’adresse www.facebook.com.
Formulaire d’inscription : Sur la page d’accueil, remplissez le formulaire d’inscription en fournissant votre prénom, nom, (ou tout autre identifiant accepté par Facebook – si vous utilisez vos prénom et nom usuels, il est évidemment plus facile de vous retrouver), numéro de téléphone ou adresse courriel, mot de passe, date de naissance (moi j’ai menti sur cette information!) et genre.
Vérification : Facebook peut vous demander de confirmer votre identité en entrant un code de vérification envoyé à votre numéro de téléphone ou à votre adresse courriel.
Profil : Après la vérification, créez votre profil en ajoutant une photo de profil (moi j’utilise toujours des avatars), en inscrivant des détails personnels (si vous voulez) et en établissant des paramètres de confidentialité selon vos préférences (des heures de plaisirs!).

À quoi ça sert une page Facebook de FAM?

Notre page sert principalement à faire connaître FAM au grand public et attirer de nouveaux membres, entre autres en affichant certaines de nos activités, en y mettant des photos et en publiant la tenue d’une réunion d’information.

Pour vous abonner à la page Facebook de FAM:

accédez à la page Facebook de FAM
cliquez sur « … »
cliquez sur S’abonner

Groupe privé FAM – Membres actifs

Toujours dans la gamme des produits Facebook, le groupe privé FAM – Membres actifs, comme son nom l’indique, est privé. Seuls les membres qui ont demandé accès à ce groupe et qui ont été acceptés peuvent avoir accès à cet espace plus intime et sécurisé pour interagir avec d’autres membres abonnés à ce groupe. Les membres peuvent partager des contenus plus personnels et bénéficier d’un environnement où ils se sentent libres d’échanger des idées, poser des questions et solliciter des conseils sans craindre une audience publique.

Pour être membre de ce groupe privé FAM – Membres actifs, vous devez bien entendu avoir votre propre compte Facebook (voir ci-haut). Vous voulez devenir membre de ce groupe? Faites-nous en part en remplissant ce formulaire.

À quoi ça sert le groupe privé FAM – Membres actifs ?

Tous les membres du groupe privé FAM – Membres actifs peuvent publier quoi que ce soit qui est d’intérêt aux autres membres du groupe. Par exemple, vous souhaitez y partager les photos d’un séjour en cours au bénéfice des membres restés ici, histoire de faire des jaloux. Autre exemple, vous faites partie d’une chorale et vous souhaitez faire connaitre votre prochain spectacle.

Messenger – Groupe membres FAM – Membres FB

Messenger est l’application de messagerie instantanée de Facebook, distincte de la plateforme principale. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages texte, des photos, des vidéos et des fichiers à d’autres utilisateurs de Facebook, que ce soit individuellement ou en groupe. Messenger permet également les appels audio et vidéo. Il peut être utilisé pour des conversations privées, directes, en dehors des interactions sur les pages ou dans les groupes. Vous devez avoir votre propre compte Facebook pour utiliser Messenger.

À quoi ça sert Messenger – Groupe membres FAM – Membres FB ?

Un bon exemple : lors du dîner de Noël, Sylvie nous a écrit le matin même pour nous rappeler d’apporter nos cocardes. Ça peut aussi être une invitation pour participer à une activité donnée ou chercher quelqu’un avec qui co-voiturer pour aller à une activité.

Attention! Notez que malgré tout ce qui est écrit ci-dessus, vous n’avez aucune obligation à avoir un compte Facebook si vous ne désirez pas utiliser ce moyen de communication. Nous communiquons toutes les informations essentielles à nos membres par courriel ou dans l’Info-courriel.

WhatsApp est une application de messagerie instantanée (qui appartient à Facebook mais est indépendant d’un compte Facebook. Pas étonnant que Mark Zuckerberg soit si riche!!) qui peut être un outil intéressant pour faciliter la communication au sein de notre club. On peut y faire les mêmes choses qu’avec Messenger mais sans l’obligation d’avoir un compte Facebook. Il fonctionne aussi comme un SMS/texto mais sans que votre fournisseur de service vous charge des frais. Les membres peuvent échanger des messages, des photos, des vidéos et d’autres informations de manière rapide et efficace. Cet outil est d’autant plus utile qu’il peut facilement être utilisé partout dans le monde du moment que vous avez accès à un réseau Wi-Fi. Il est pratique puisqu’il fonctionne même quand vous retirez la carte SIM de votre téléphone pour éviter des frais d’itinérance à l’étranger ou désactivez les données cellulaires (adoptez le mode « avion » mais avec le Wi-Fi activé). Remarquez que la chose est aussi possible avec Messenger.

À quoi ça sert WhatsApp?

Nous l’avons utilisé quand nous étions en voyage en Hongrie pour rester connectés, par exemple pour informer le groupe d’être prêt à une heure précise pour aller souper ou pour savoir qui était intéressé par une visite au musée.

Info-courriel

L’Info-courriel est notre infolettre et joue un rôle central en nous tenant tous informés et connectés. De facto, tous les membres de FAM sont abonnés à l’Info-courriel. Une version sans adresse courriel ni numéro de téléphone de membre est également partagée avec certains non-membres qui en ont fait la demande. À travers cet outil, nous avons la possibilité de partager des nouvelles de nos membres, des mises à jour importantes sur la vie et les activités au sein du club. Nous avons deux chroniqueurs en résidence qui publient régulièrement des textes d’actualité et fort intéressants pour notre plus grand bonheur. Grâce à l’Info-courriel, nous pouvons rester connectés, informés et inspirés, renforçant ainsi les liens qui font de notre club d’amitié un espace chaleureux et accueillant pour tous. L‘Info-courriel est publié 10 fois par année le 1^er du mois à l’exception de décembre où il est publié le 15 et fait relâche en janvier et en août.

Le site Internet FAM

Le site Internet de notre club forceamitiemontreal.ca représente une plateforme virtuelle qui offre au public un accès facile à une variété de ressources et d’informations sur notre organisation. Il sert de point central pour informer le public sur les détails concernant les valeurs de l’organisation, qui nous sommes et nos activités. Une partie du site est réservée aux membres (Espace membre) et protégée par mot de passe. C’est à cet endroit qu’on retrouve, entre autres, des documents de référence, des formulaires fréquemment utilisés, les documents des assemblées générales et les comptes rendus des réunions du conseil d’administration.

En résumé…

La page Facebook de FAM est publique et représente notre organisation auprès du grand public tout comme notre site Internet. Le Groupe privé FAM – Membres actifs est un espace restreint pour des discussions entre membres. Messenger – Groupe FAM – Membres FB et WhatsApp (non Facebook) sont des applications de messagerie instantanée pour des conversations directes et privées entre utilisateurs ou groupe d’utilisateurs.

Une bonne utilisation des différents outils de communication au sein de notre club facilite une interaction dynamique et chaque outil apporte sa contribution unique à la richesse de nos échanges. Que ce soit pour partager des nouvelles rapides ou planifier des activités, notre palette d’outils de communication nous permet de renforcer notre unité et notre convivialité. En continuant à exploiter ces ressources avec créativité et flexibilité, nous pouvons assurer une connectivité continue et une collaboration intéressante au sein de notre communauté amicale.